DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR : 20/03/2025
Champ d’application
L’Association Française des Vétérinaires pour Animaux de compagnie (AFVAC, ci-après « l’organisateur ») organise chaque année l’évènement
« AFVAC le Congrès ». Le règlement intérieur d’AFVAC le Congrès s’applique à toutes les personnes physiques ou morales présentes sur l’évènement (congressistes, élus, étudiants, partenaires et exposants, formateurs, modérateurs, invités, visiteurs exposition commerciale).
Ce règlement est consultable sur le site internet AFVAC le Congrès, sur l’application AFVAC le Congrès et à l’accueil du congrès. Toute participation au congrès, quel qu’en soit la nature ou l’objet, implique l’acceptation sans réserve du présent règlement intérieur. Si les circonstances l’exigent, l’organisateur se réserve expressément le droit de le compléter à tout moment.
L’inscription pour les congressistes, élus, étudiants, formateurs, et modérateurs, la confirmation de participation pour les partenaires et exposants et la possession du badge pour les invités et visiteurs vaut acceptation sans réserve de ce règlement.
Les exposants invitant des visiteurs se portent garants de leur avoir transmis ce règlement intérieur afin qu’ils en soient informés et le respectent.
Ce règlement s’applique sur la totalité de la surface du congrès.
1- Inscription
L’inscription au congrès est offerte aux adhérents AFVAC à jour de leur cotisation au moment du congrès sous réserve d’inscription dans les délais impartis.
Les données personnelles (personnes physiques) sont traitées dans le respect du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).
L’organisateur se réserve le droit de refuser toute demande d’inscription ou de demander, à tout moment, des renseignements complémentaires aux informations recueillies dans le cadre de l’inscription du participant. L’organisateur n’est pas tenu de motiver ses décisions en cas de refus d’inscription.
L’accès au congrès se fait exclusivement sur présentation du badge remis à chaque participant. Le badge d’accès est nominatif, non transmissible et porté pendant toute la durée du congrès. L’organisateur se réserve le droit de s’assurer que l’identité du participant correspond à l’identité du porteur du badge. Toute personne non porteuse de badge sera reconduite hors du lieu du Congrès.
2- Comportement général
Toute personne présente sur l’évènement s’engage à faire preuve de courtoisie.
L'AFVAC s'engage à offrir un environnement de congrès respectueux et exempt de toute forme de comportement inapproprié. Les comportements suivants sont strictement prohibés :
- Tout agissement ayant pour objet ou pour effet une dégradation des conditions de participation au congrès, susceptible de porter atteinte aux droits et à la dignité d'une personne, d'altérer sa santé physique ou mentale, ou de compromettre son avenir professionnel.
- Tout comportement, créant un environnement intimidant, hostile, dégradant, violent, humiliant ou offensant pour la personne qui en est victime.
- Toute discrimination, distinction, exclusion ou préférence fondée sur l'origine, le sexe, l'âge, la situation de famille, l'apparence physique, l'état de santé, le handicap, l'orientation sexuelle, les opinions politiques ou religieuses, l'activité syndicale ou tout autre critère prohibé par la loi.
Signalement et protection : toute personne témoin ou victime de tels agissements est encouragée à les signaler aussitôt aux organisateurs du congrès. Aucune déclaration d'hostilité ou d’intimidation ne sera tolérée à l'encontre des personnes ayant signalé ou refusé de subir ces comportements.
L'AFVAC s'engage à traiter avec diligence et confidentialité tout signalement et à prendre les mesures appropriées pour protéger les victimes et prévenir la récurrence de tels actes.
Les participants s’engagent à respecter les horaires du congrès, selon leurs accès spécifiques. Les horaires sont disponibles sur le site et l’application mobile d’AFVAC le Congrès. En cas de nécessité, et notamment en cas d’absence d’intervenant, l’organisateur se réserve le droit de modifier le programme du Congrès, sans que cette décision ne puisse ouvrir un droit à une quelconque réparation pour le participant.
Les exposants et partenaires s’engagent à respecter les horaires fixés par le congrès notamment s’agissant de la préparation ou du démontage des stands.
Les participants s’engagent à respecter les conditions d’accès aux différents espaces selon leurs droits d’accès. Ils sont invités à se rendre à l’accueil s’ils souhaitent connaitre la raison d’un refus d’accès ou signaler un dysfonctionnement.
Les chiens, les chats ou autres animaux ne peuvent être acceptés sur l’évènement qu’après accord de l’organisateur et sous réserve d’être en conformité avec la règlementation en vigueur. Un document spécifique est à compléter et à avoir sur soi pendant toute la durée de l’évènement. Celui-ci est disponible avant l’évènement en contactant
3- Interdictions spécifiques
Il est interdit d’entrer ou de se trouver en état d'ébriété dans l’enceinte du Congrès.
Il est interdit de vapoter ou de fumer dans les espaces collectifs. Des espaces fumeurs identifiés sont accessibles pendant toute la durée de l’évènement.
L’introduction de boissons alcoolisées est interdite à quiconque, à l’exception des exposants, organisateurs et traiteurs dans le cadre de leurs activités spécifiques au Congrès.
Sauf exception pour un usage médical, l’introduction de stupéfiants et psychotropes classés est interdite.
L’introduction de substances explosives, inflammables ou volatiles, d’armes ou d’objets pouvant être considérés comme tels est interdite.
4- Démarches commerciales non autorisées
L’AFVAC a conclu des accords commerciaux avec les partenaires et exposants d’AFVAC le Congrès. En dehors de ces accords, il est interdit d’effectuer de la publicité, du démarchage ou de mener toute action à visée promotionnelle ou commerciale au sein de l’enceinte du palais, de l’exposition commerciale ou des évènements de formation.
En particulier sont interdits :
- l’organisation ou la participation à des opérations de promotion pour des événements se tenant pendant les heures d’ouverture du congrès ou encore par l’orientation/redirection de participants vers des lieux en-dehors de l’enceinte du congrès pendant les heures d’ouverture du congrès pour une quelconque manifestation (cocktails, déjeuners, réunions de groupe, conférences de presse, opération promotionnelle, animation, visite de site, ),
- les démonstrations ou la distribution de prospectus ou brochures dans l’enceinte du congrès et aux abords du lieu d’exposition,
- le démarchage de participants pour quelque motif que ce soit,
- les regroupements de participants organisés sans déclaration et autorisation préalable de l’organisation du congrès.
Dans ce cadre, l’utilisation de signes distinctifs (vêtements ou autres) à l’image d’une société, accompagnée ou non d’une communication incitant à la prise de contact pourra être assimilée à de l’action commerciale prohibée. Seuls les exposants et partenaires ne sont pas soumis à ces contraintes de signes distinctifs.
5- Utilisation des locaux et du matériel
En application du plan Vigipirate et des règles de sécurité du lieu d’accueil, chaque participant s’engage à respecter les consignes de sécurité affichées ainsi que les contrôles de sécurité. Les mesures de sécurité sont susceptibles d’évoluer selon la règlementation en vigueur.
Chaque participant s’engage à ne pas dégrader les équipements mis à disposition et à utiliser les espaces conformément à leur destination.
Les accès aux issues de secours et dispositifs de sécurité (extincteurs, défibrillateurs) ainsi que les allées de l’exposition commerciale doivent être laissés libres.
6- Propriété intellectuelle
Les enregistrements audio et vidéo en vue d’une diffusion gratuite ou payante sont interdits sur l’ensemble du site sans autorisation préalable expresse de l’organisateur.
Tous les droits d’auteurs sont réservés à l’AFVAC. Aucun contenu ou support de conférences, TD, TP, Vetlab ne pourra être copié, diffusé ou retranscrit par des tiers sans accord préalable express de l’organisateur.
7- Droit à l’image du participant
La participation à AFVAC le Congrès implique l’acceptation par le participant d’être photographié ou filmé à l’initiative de l’organisateur à des fins de communication.
8- Sanctions
En cas de non-respect de ces dispositions, l’organisateur se réserve le droit d’interdire l’entrée, de retirer les badges des individus et/ou sociétés en cause et de prendre toutes autres mesures qui s’imposent, notamment sur la participation des contrevenants à d’autres évènements de l’AFVAC pendant une durée de trois ans maximum.
En outre, tout agissement considéré comme contrevenant à ce règlement par la direction du congrès pourra, en fonction de sa nature et de sa gravité, faire l’objet de sanctions contre la personne en cause pouvant aller de l'avertissement oral à l'exclusion définitive du congrès, sans préjudice d'éventuelles poursuites judiciaires.
Préalablement à toute procédure, l’AFVAC et les participants au congrès rechercheront un règlement à l’amiable de leur différent, le cas échéant en ayant recours à une conciliation.
9- Procédure de réclamation
Les éventuelles réclamations devront être envoyées à l’adresse :